A digitalização tornou-se uma exigência competitiva para pequenas e médias empresas (PMEs) que buscam escalar sem aumentar custos. Nesse contexto, a assinatura eletrônica se destaca como uma ferramenta estratégica. No Brasil, a plataforma Gov.br registrou um crescimento de 90% no uso de assinaturas digitais no primeiro semestre de 2025, totalizando mais de 95 milhões de utilizações.
Empresas que adotam soluções eletrônicas conseguem reduzir significativamente os custos operacionais. Processos que antes custavam cerca de R$ 45 por documento agora podem ser realizados por centavos. Especialistas apontam diversos benefícios dessa tecnologia, que incluem a redução de custos, agilidade nos processos e a garantia de validade jurídica dos documentos.
1. Assinatura Digital ou Eletrônica – Alexandre Tamura, diretor de Data Regulation da Protiviti, destaca a importância de diferenciar a assinatura eletrônica da assinatura digital. A primeira serve apenas como concordância, enquanto a segunda possui validade jurídica e utiliza criptografia para assegurar autenticidade e integridade. Em contratos, a assinatura digital atua como um “selo de segurança”, invalidando qualquer alteração posterior.
2. Redução de custos operacionais – Rafael Figueiredo, CEO da D4Sign, explica que a assinatura digital reduz gastos com papel, impressão, envio físico e armazenamento, além de diminuir o tempo gasto pela equipe em tarefas burocráticas.
3. Agilidade nos processos – A assinatura eletrônica permite que contratos e aprovações sejam realizados em minutos, de qualquer lugar, acelerando vendas e decisões internas, o que se torna um diferencial competitivo para as PMEs.
4. Segurança e validade jurídica – A assinatura digital possui validade legal e utiliza criptografia, o que garante a autenticidade e integridade dos documentos, reduzindo riscos de fraudes. A D4Sign, por exemplo, integra dados com o governo federal para autenticação e é certificada pela ISO 27001.
5. Organização e facilidade ao acesso às informações – Documentos assinados digitalmente são armazenados de forma organizada, facilitando auditorias e gestão financeira. Isso permite que informações estejam sempre disponíveis, rastreáveis e atualizadas.
6. Proteção contra fraudes – A assinatura digital, vinculada a uma identidade validada por certificado, dificulta falsificações, especialmente em documentos financeiros e jurídicos. Tamura ressalta que isso é crítico para a segurança dos negócios.
Além disso, a eficiência operacional é um benefício importante. Processos que antes exigiam impressão e coleta manual de assinaturas agora são realizados de forma rápida e segura. Tamura sugere que as PMEs comecem a digitalizar os documentos mais críticos, como contratos, para aumentar a segurança e profissionalização do negócio com um investimento relativamente baixo.
